Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Art. 13 RODO – formularz zgłoszania usterek

Administrator danych

Administratorem danych jest zarządca nieruchomości, której dotyczy zgłoszenie (dane widoczne nad formularzem). Obsługę techniczną systemu zapewnia Kenpol jako podmiot przetwarzający.

Ochrona formularza

Formularz stosuje limity wysyłania i techniczny plik cookie z losowym identyfikatorem przeglądarki, ważny przez 24 godziny. Służy on ograniczaniu seryjnych zgłoszeń, nie reklamie ani śledzeniu między stronami. Liczniki ograniczeń usuwamy po 48 godzinach. Jeżeli wyświetla się weryfikacja Cloudflare Turnstile, Cloudflare przetwarza informacje techniczne o połączeniu i przeglądarce w celu wykrywania botów.

Jakie dane i po co

• imię, adres e-mail, nazwa wspólnoty lub adres budynku, numer sprawy i treść korespondencji — do przyjęcia zgłoszenia, odpowiedzi i uzupełnienia danych; przy zgłoszeniu e-mailem także oryginał wiadomości z załącznikami,
• opis usterki i jej miejsca – aby usunąć usterkę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• numer telefonu – tylko jeśli go podasz, aby skontaktować się w sprawie zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda wyrażona przez podanie numeru),
• skrót (hash) adresu IP i informacja o przeglądarce – aby chronić formularz przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie przechowujemy pełnego adresu IP.

Jak długo

Zgłoszenia przechowujemy przez okres niezbędny do ich obsługi i rozliczenia prac, nie dłużej niż 3 lata od zamknięcia. Numer telefonu usuwamy 30 dni po zamknięciu zgłoszenia. Dane służące ochronie przed nadużyciami (skrót IP, przeglądarka) usuwamy po 30 dniach.

Odbiorcy

Zarządca budynku, zarząd wspólnoty, wykonawcy realizujący naprawę oraz dostawcy usług IT (serwer aplikacji w Wielkiej Brytanii).

Wsparcie AI w obsłudze

Po włączeniu integracji z OpenAI treść opisu i dane potrzebne do rozpoznania budynku są analizowane w celu uporządkowania zgłoszenia i wykrycia brakujących informacji. System przypisuje sprawę według mapy odpowiedzialności zapisanej przez administratora. Sprawy niejednoznaczne wymagają weryfikacji pracownika. AI nie otrzymuje dostępu do całej bazy spraw ani możliwości wykonywania poleceń z wiadomości.

Opcjonalne dyktowanie

Po osobnej zgodzie i kliknięciu „Zamień na tekst” nagranie jest przekazywane do OpenAI w celu transkrypcji. Nagrania nie zapisujemy w bazie ani magazynie KENPOL i nie wysyłamy go administratorom. Otrzymany tekst możesz sprawdzić i poprawić przed wysłaniem. Szczegóły korzystania z AI i zasad dostawcy.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne; telefon nie jest wymagany.